Hurikán Katrina. Hurikán Rita. Hurikán Wilma. Jen před pár měsíci tyto bouře změnily životy milionů lidí. I když jste nepracovali v oblastech postižených těmito bouřemi, možná jste dováželi produkty do firem v oblasti Perského zálivu nebo jste je od nich dostávali. Myslíte si, že vás tyto přírodní katastrofy nezasáhly?
Nyní znásobte tuto myšlenku tisíckrát a máte určitou představu o tom, proč je nutné mít připravený katastrofický plán, pokud byste ve svém rodném městě čelili podobné krizi.
Jak můžete naplánovat krizi nebo katastrofu, když k nim obvykle dojde nečekaně? Jak snadné je předvídat něco, co jste nezažili? To jsou dva důvody, proč se vlastníci a manažeři mohou cítit paralyzováni, když čelí plánování krize. Někomu může připadat cizí, když si jen zkusí představit, co dělat nebo dát na papír, takže je snazší to odložit na jiný den.
Havarijní plánování
Ale pojďme se na to podívat jinak, možná po menších kouscích, abyste se mohli obejmout. Jednou z prvních věcí, kterou musíte udělat, je přidělit tuto práci jedné osobě – můžete to být vy nebo někdo jiný – a vytvořit malý tým, který toto úsilí podpoří. Jeden vůdce z toho udělá efektivnější a efektivnější proces.
Co je tedy první věcí, kterou můžete udělat, abyste naplánovali krizi? Udělat seznam. Jednoduchý seznam „co kdyby“ je skvělým místem, kde začít. Vzpomeňte si na Murphyho zákon: „Pokud se něco může pokazit, pokazí se to. Bez ohledu na to, jak divně to může znít, zapište si vše, co by se mohlo týkat vašeho podnikání – od ekologických katastrof, jako jsou zemětřesení, záplavy nebo hurikány, až po stažení produktu z trhu. Tento seznam by měl zahrnovat vše, co by mohlo vést k přerušení vašeho pravidelného obchodního cyklu.
Myslíte si, že procesory na jihu Floridy plánovaly v roce 2005 několik hurikánů? Když teď mluvím s některými lidmi tam dole, nedokážou ani udržet jména hurikánů přímo nebo, které vedly k jaké fázi poškození. Vsadil bych se, že většina společností na jihu Floridy má nyní plán pro hurikánovou katastrofu, který zahrnuje věci jako alternativní zdroje energie, plány přesměrování produktů a seznamy komunikace (pro zákazníky i zaměstnance společnosti).
Plán obnovy podnikání
Jakmile budete mít seznam „co kdyby“, rozhlédněte se kolem sebe a analyzujte kritické služby a funkce vašeho podnikání – ty, které udržují dveře otevřené. Některé položky, které přicházejí na mysl, jsou zaměstnanci, peněžní tok, provozní vybavení, telefony a počítače a obsluha klientů. Toto jsou kritické funkce, které budou klíčové pro co nejrychlejší zprovoznění po katastrofě.
Dále si vezměte tento nový seznam a kategorizujte položky do tří nebo čtyř hlavních kategorií, které obsahují vše, co je podobné, například „Finance“, „Komunikace“, „Provozy“ a „Lidé“. Nyní můžete začít vidět, jak bude váš plán vypadat – nejlépe ještě před vypuknutím krize bez varování. Můžete určit jednu osobu, která bude mít na starosti každou hlavní kategorii, a požádat „tým“, aby si udělal čas na prozkoumání a sepsání plánu pro zvládnutí jejich kategorie během krize.
První fáze plánu se zabývá mimořádnou katastrofou. Toto je uživatelská příručka, jak ochránit organizaci během bezprostřední katastrofy. Aby byl plán užitečný, musí být vytvořen dříve, než dojde k přerušení. Další fáze plánu, „zotavení“, je navržena tak, aby udržela přísun finančních prostředků, služby v chodu a obsluhované klienty, aby po katastrofě pokračovali v pohybu. Závěrečná fáze „kontinuity podnikání“ musí být naplánována tak, aby se celý kruh vrátil do bodu, kdy společnost fungovala před katastrofou.
Organizační plán
Několik oblastí, které vyžadují podrobnější plánování, zahrnuje ukládání informací, jako jsou záznamy o zaměstnancích, pojištění a finanční záznamy; Počítačový hardware, software a data; a mapu staveniště a technické specifikace. Uspořádejte tato důležitá data tak, aby existovalo více kopií a sada byla uložena na alternativním místě pro případ, že by byla hlavní kancelář zničena.
Ještě širší fáze plánování zahrnuje analýzu rizik a analýzu dopadů na podnikání. Tyto plány jsou specializované a mohou vaši společnost připravit na to, aby se vyhnula ochromujícím finančním ztrátám. Existuje mnoho webových stránek, které mají k dispozici silné plánovací nástroje, které vám pomohou ve všech fázích tohoto procesu plánování, ale pro začátek jsou vhodné následující stránky:
•Americký červený kříž má dobré informace pro podniky na www.redcross.org.
• Institute for Business and Home Safety poskytuje nástroje pro plánování na svých webových stránkách www.ibhs.org/business_protection.
•Centrum pro kontrolu a prevenci nemocí má obsáhlý seznam důležitých webových stránek na adrese www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Federální vláda má stránku pro připravenost na www.ready.gov.
Rozdělením úkolu plánování na malé kousky a uspořádáním týmu, který bude na plánu pracovat, bude tento proces pohodlnější. Americký Červený kříž uvádí, že až 40 procent malých podniků se po katastrofě, jako je povodeň, tornádo nebo zemětřesení, znovu neotevře. Nenechte své podnikání trpět, protože jste neměli čas nastavit plán.
EGA je poradenská firma specializující se na pomoc výrobnímu průmyslu s přípravou auditu bezpečnosti potravin třetí stranou, vývojem čerstvých produktů, průzkumem trhu, marketingovými strategiemi a reklamními plány. Pro více informací volejte (616) 784-2728 nebo navštivte www.edithgarrett.com.